Що таке кроки та модель комунікаційного процесу?

Кожен раз, коли два або більше людей обмінюються повідомленнями, вони беруть участь у основному процесі спілкування. Звучить просто, чи не так. Однак процес спілкування дійсно досить складний. Він не тільки має декілька компонентів, але на чіткість і контекст повідомлення може впливати або позитивно, або негативно, декілька факторів.

Важливо розуміти процес спілкування, щоб мати можливість ефективно спілкуватися та уникати неправильного тлумачення. У цій статті ми розглянемо компоненти комунікації та модель комунікаційного процесу. Тоді ми вивчимо організаційні комунікаційні підходи та процеси. Нарешті, ми обговоримо процес спілкування електронною поштою.

Зміст

• 1 Компоненти комунікації
  • 1.1 Контекст
  • 1.2 Відправник / кодер
  • 1.3 Повідомлення
  • 1.4 Середній
  • 1.5 Приймач (декодер)
  • 1.6 Відгуки
• 2 Модель комунікаційного процесу
  • 2.1 П'ять основних кроків у моделі комунікаційного процесу
• 3 Підходи та процеси організаційного спілкування
  • 3.1 Процес зв'язку електронною поштою
  • 3.2 Зберігайте свою електронну пошту стислою
• 4 Висновок
  • 4.1 Пов'язані повідомлення

Компоненти комунікації

Комунікація - це процес обміну вербальними та невербальними повідомленнями. Ми можемо визначити зв’язок, визначивши його компоненти так:

Контекст

Контекст - це середовище, в якому відбувається спілкування і включає організацію, культуру та громаду. Крім того, зовнішні стимули, такі як зустрічі, випадкові розмови, електронні листи, нагадування тощо та внутрішні стимули, такі як думки та емоції, впливають на контекст. Тільки коли враховувати всі аспекти контексту, можна ефективно спілкуватися.

Відправник / Кодер

Відправник використовує для спілкування комбінацію слів, символів, графіків та малюнків. Доповідач - це кодер усному спілкуванні, а письменник - кодер у письмовій комунікації.

повідомлення

Інформація, що обмінюється між відправником та одержувачем, створює повідомлення, навмисне чи ненавмисне. Відправник повідомлення повинен враховувати контекст, щоб повідомлення було зрозумілим. Крім того, повідомлення повинно містити чітку мову з будь-якими необхідними визначеннями, прикладами або графікою, щоб забезпечити розуміння.

Середній

Засіб - канал, через який надсилається повідомлення - може бути електронним, звуковим або друкованим. На вибір засобу впливають:

• Взаємовідносини між відправником та одержувачем
• Характер повідомлення

Використовуйте усний носій, коли ваше повідомлення є терміновим, особистим або коли потрібен негайний зворотній зв'язок. Використовуйте письмовий носій, коли це технічне, формальне або потрібно документувати.

Приймач (декодер)

Слухач або читач спілкування інтерпретує повідомлення. На приймач впливають контекст, а також зовнішні та внутрішні подразники. Якщо одержувач має необ’єктивні думки чи помилкові уявлення, повідомлення може бути отримано неправильно. Ставлення та особистість також впливають на приймача.

Відгуки

Зворотній зв'язок - це відповідь приймача - їх реакція на спілкування. Мовчання може бути формою зворотного зв’язку, або приймач може відповісти усно або письмово. Зворотній зв'язок використовується для підтвердження того, що повідомлення було зрозуміло та що було вжито будь-яких необхідних дій.

Всі компоненти повинні ефективно працювати разом, щоб процес спілкування завершився і передавав призначене повідомлення.

Модель процесу комунікації

Процес комунікації означає обмін інформацією (повідомленням) між двома або більше людьми. Щоб цей обмін був успішним, обидві сторони повинні мати можливість обмінюватися інформацією та розуміти один одного. Комунікація не вдається, якщо потік інформації блокується з якихось причин або якщо ті, хто намагається спілкуватися, не можуть зрозуміти. Для того, щоб зрозуміти, що таке спілкування - її мета та значення - ми повинні зрозуміти модель процесу комунікації.

П'ять основних кроків у моделі комунікаційного процесу

Крок 1 Поставте свої цілі, перш ніж брати участь у спілкуванні або починати передавати повідомлення.

• Що таке / які цілі?
• Яку дію ви бажаєте зробити особі, яка отримує повідомлення, як тільки вони зрозуміють повідомлення?
• Чому повідомлення важливе?

Крок №2 Визначте приймачів (цільову аудиторію) вашого спілкування.

• Дозволяє налаштувати ваше повідомлення для оптимального розуміння.
• Дозволяє орієнтуватися на тих, що підходять для отримання вашого повідомлення.

Крок №3 Виберіть свій спосіб спілкування.

• Вибирайте свій вибір на тому, що ви намагаєтеся досягти.
• Розглянемо рівень майстерності приймачів.
• Підберіть відповідну форму, тобто телефон, електронну пошту, презентацію пункту живлення тощо.

Крок №4 Розгляньте ваш приймач (и).

• Рівень компетентності та розуміння вашого приймача.
• Як вони найкраще навчаються та отримують інформацію, тобто візуально, словесно тощо.
• Поєднайте методи комунікації для задоволення потреб усіх приймачів, тобто роздаткових матеріалів з усними поясненнями.

Крок №5 Сформулюйте своє спілкування з отриманими відгуками.

• Шукайте консенсус щодо розуміння
• Змініть своє повідомлення, тип спілкування, стиль, тон тощо під час отримання відгуку.

На процес спілкування може впливати те, як інформація передається, приймається та інтерпретується двома способами:

• Шум . Будь-яке втручання, яке впливає на повідомлення, яке надсилається, отримується чи розуміється.
• Фізіологічний шум. Відволікання, спричинене тим, як ми думаємо і відчуваємо, тобто втома, головні болі, голод чи інші фактори.
• Фізичний шум . Втручання в навколишнє середовище, такі як шум, спричинений іншими людьми, натовп, висока або низька температура, яскраве або тьмяне освітлення.
• Психологічний шум . Почуття та особистість впливають на ефективність спілкування та інтерпретації, тобто захисних почуттів, зайнятості чи забобонів.
• Семантичний шум . Слова повинні взаєморозумітися, щоб спілкування відбулося. Технічна мова або жаргон можуть викликати плутанину.
• Контекст . Налаштування та ситуація - фізична, культурна чи соціальна - в яких відбувається спілкування можуть вплинути на успішний обмін інформацією.

Модель процесу комунікації допомагає нам визначити, хто бере участь у спілкуванні та що має відбуватися. Це основа, на якій ми можемо будувати успішне індивідуальне та організаційне спілкування.

Підходи та процеси організаційного спілкування

Хоча існує багато визначень організаційного спілкування, для наших цілей ми визначимо організаційне спілкування як надсилання та отримання повідомлень у певній обстановці чи середовищі (організації) для досягнення спільних, індивідуальних цілей серед взаємопов'язаних людей.

Процес організаційного спілкування передбачає надсилання та отримання повідомлень у письмовій формі (не усно) або особисто (усно). Значна частина організаційного спілкування передбачає передачу інформації. Однак більш складна комунікація, наприклад вирішення конфліктів, вимагає вміння обробляти сенс і вести переговори, використовуючи правила організації.

Незалежно від того, чи вважається спілкування простим чи складнішим, для розуміння має бути зрозумілим, стислим та уникати політичної чи культурної маргіналізації мови. Організації повинні моделювати ефективні навички спілкування у:

• Інтерв'ю
• Створення позитивних робочих відносин
• Оцінки ефективності
• Вирішення конфліктів
• Прийняття рішень
• Управління стресом
• Організаційна соціалізація
• Індивідуальні та групові презентації
• Спілкування із зовнішньою громадськістю

Організаційна комунікація залежить від контексту та культури, оскільки люди передають повідомлення та інформацію письмово, в електронному вигляді та віч-на-віч. Характер і функція (контекст) організації впливає на спілкування. Крім того, кожна організація має свою унікальну культуру. Щоб спілкування було успішним в організації, і контекст, і культура повинні збігатися та працювати разом.

Організаційна комунікація вибудовує внутрішні стосунки з членами організації та із зовнішньою громадськістю. Успіх організації залежить від здатності її членів ефективно спілкуватися. Для успішного спілкування в організації працівники потребують вміння бути кваліфікованими у публічній презентації, прослуховуванні та міжособистісному спілкуванні. Успішна організація проводить навчання, щоб забезпечити успіх своїх працівників.

Організаційне спілкування приносить користь організаціям декількома способами:

• Прискорення персоналу до змін
• Виконання завдань процедур, політики та регулювання, що підтримують постійні, щоденні операції
• Виконання завдань, пов'язаних з конкретними ролями та обов'язками продажів, послуг та виробництва
• Налагодження стосунків для успішного спілкування з урахуванням задоволеності роботою, моральним ставленням та індивідуальним ставленням
• Планування, координація та контроль операцій управління

Важливо розуміти організаційні комунікаційні підходи та процеси розвитку та вдосконалення спілкування працівників. Кожна організація повинна визначити свій власний підхід до ефективної комунікації, визначаючи процеси, які вони запровадять для покращення як внутрішньої, так і зовнішньої комунікації.

Для успішної щоденної діяльності організації повинні мати компетентних комунікаторів. Від веб-сайту компанії, через довідник працівника, до інтерв'ю про припинення, кожен аспект спілкування в організації повинен працювати разом, щоб передавати наміри, культуру та зобов'язання організації як внутрішнім, так і зовнішнім персоналом.

Процес зв'язку електронною поштою

Електронна пошта - це вибір, який багато хто робить як носій, через який можна надіслати повідомлення. Хоча це швидкий і відносно простий у використанні, потрібно переконатися, що вони розуміють процес та мету спілкування електронною поштою, щоб ефективно використовувати його.

Існує п'ять компонентів електронної пошти:

№1 Відправник

Для успішного спілкування електронною поштою потрібен відправник (його також називають джерелом або комунікатором), кодуючи повідомлення комбінацією графіків, символів, слів та малюнків, щоб досягти бажаної відповіді.

№2 Приймач

Одержувач (перекладач) розуміє повідомлення електронної пошти відправника шляхом його декодування та інтерпретації.

№3 Повідомлення

Повідомлення або вміст електронної пошти - це інформація, яку відправник бажає передати одержувачу.

# 4 Середовище

Засіб, який також називають каналом, є засобом, який обирає для передачі повідомлення. За допомогою електронної пошти носієм є комп'ютер або мобільний телефон.

№5 Зворотній зв'язок

Після успішного надсилання, отримання та розуміння електронного листа будь-яка відповідь, що вказує на розуміння одержувача - словесну чи письмову - вважається зворотним зв’язком. Зворотній зв'язок допомагає нам визначити, чи досягли ми своєї мети.

Електронна пошта полегшує спілкування з іншими людьми в будь-який час і місце, особливо з появою смартфона. Крім того, приймач має можливість негайно відповісти. Однак поряд із перевагами цього способу спілкування виникають деякі проблеми. Ми повинні пам’ятати, що електронна пошта - це інструмент комунікації, і не дозволяти йому керувати нашими діями, а скоріше використовувати його для досягнення наших цілей комунікації. Зробити це:

Зберігайте свою електронну пошту стислою

Люди очікують, що спілкування електронною поштою буде прямим і суттєвим. Перші кілька рядків повинні передавати наміри вашої електронної пошти та повідомляти одержувачу, якщо відповідь, якщо це необхідно, багато систем дозволяють одержувачу прочитати початок повідомлення електронної пошти перед відкриттям.

• Будьте професійними. Не має значення, кому адресовано ваш електронний лист - вашому начальнику, менеджеру з найму чи співпрацівнику - ваш контент повинен бути професійним за своїм змістом та складом. Не використовуйте текстові мови, смайлики, заплутані шрифти чи графіку, що не є частиною розмови. Це робить ваш вміст менш шансом прочитати і сприймати його серйозно.
• Бути ввічливими. Ніколи не починайте свою електронну пошту командою, а скоріше використовуйте привітання, наприклад 'Привіт' та ім'я одержувача. Уникайте використання всіх великих літер або знаків оклику, оскільки це передає крик. Закрийте свою електронну пошту написом 'Дякую', а потім ваше ім'я.
• Не дозволяйте замінювати електронною поштою спілкування віч-на-віч. Деякі бесіди працюють краще особисто. Не використовуйте електронну пошту, щоб уникнути спілкування віч-на-віч. Якщо електронний лист не є найкращим вибором для спілкування, виберіть альтернативний спосіб. Для ефективності спілкування електронною поштою повинно бути чітким, стислим та зрозумілим. Наступний процес спілкування електронною поштою допомагає гарантувати електронну пошту як ефективний інструмент зв’язку.
• Визначте ціль електронної пошти. Це допомагає вам вирішити, чи потрібно навіть надсилати повідомлення. Переконайтесь, що ваше призначення чітко зазначено в першому пункті.
• Визначте, які дії ви бажаєте отримати від електронного листа
• Виконайте завдання, тобто подзвонити комусь або замовити щось.
• Відповідь на запитувану інформацію.
• Прочитайте електронне повідомлення, не вимагаючи відповіді.
• Вирішіть, чи потрібна вам допоміжна інформація. Визначте та додайте будь-яку допоміжну документацію чи інформацію.
• Використовуйте рядок теми, щоб узагальнити наміри вашого повідомлення. Заповніть тему після складання електронного листа. Переконайтесь, що вміст вашого повідомлення узагальнено, оскільки це спонукає одержувача відкриватися та відповідати на ваше повідомлення.

Комунікація електронною поштою відіграє важливу роль у повсякденному робочому житті, збагачуючи та полегшуючи бізнес можливостям обміну інформацією незалежно від місця та часу. Однак працівники часто скаржаться на великий обсяг електронних листів, які вони отримують, і щодо яких вони повинні вжити заходів. Крім того, можливість користуватися електронною поштою в будь-який час означає, що співробітники часто не мають часу на роботі, перерваній організаційними електронними листами. Співробітники потребують почуття особистого контролю, щоб уникнути стресу, пов’язаного з роботою, і це поширюється на можливість прийому та відповіді на електронні листи, якщо і коли це доречно.

Висновок

Комунікація - це процес передачі та прийому повідомлень, як вербальних, так і невербальних. Оскільки ефективне спілкування - це діалог, а не монолог, воно є ефективним лише у тому випадку, якщо він отримує бажану відповідь від одержувача. Щоб бути успішним комунікатором, потрібно адекватно передавати інформацію, думки та почуття таким чином, щоб мотивувати, навчати та інформувати інших. Треба вибрати найкращий носій, знати свого одержувача та використовувати зворотній зв'язок, щоб контролювати ефективність спілкування та змінювати його відповідно. Використання інформації та інструментів у цій статті може допомогти зрозуміти та використовувати комунікаційний процес як ефективний комунікатор.